Das grundlegende Funktionsprinzip der RFID-Technologie ist nicht kompliziert: Nachdem der Tag in das Magnetfeld eintritt, empfängt er das vom Lesegerät gesendete Hochfrequenzsignal und überträgt die im Chip gespeicherte Produktinformation (PassiveTag, passiver Tag oder passiver Tag) mit dem Energie, die durch den induzierten Strom gewonnen wird, oder aktiv ein Signal einer bestimmten Frequenz senden (ActiveTag, aktives Tag oder aktives Tag); Nachdem das Lesegerät die Informationen gelesen und dekodiert hat, werden sie zur zugehörigen Datenverarbeitung an das zentrale Informationssystem gesendet.
Ein RFID-System (Radio Frequency Identification) besteht aus zwei Teilen: einer Lese-/Schreibeinheit und einem elektronischen Transceiver. Das Lesegerät sendet elektromagnetische Impulse durch die Antenne aus, und der Transceiver empfängt diese Impulse und sendet als Antwort gespeicherte Informationen an das Lesegerät. Tatsächlich handelt es sich dabei um das berührungslose Lesen, Schreiben oder Löschen von Daten im Speicher.
Technisch gesehen besteht ein „Smart Tag“ aus einem RFID-Schaltkreis, der einen RFID-Chip mit einem RFID-Hochfrequenzteil und eine Schleife einer ultradünnen Antenne enthält, die zusammen mit einer dünnen Kunststofffolie in das Etikett eingebettet ist. Normalerweise wird an diesem Etikett ein Papieretikett angebracht, und einige wichtige Informationen können deutlich auf das Papieretikett gedruckt werden. Die aktuellen Smart Labels haben in der Regel die Größe einer Kreditkarte. Für Kleinwaren gibt es Etiketten mit einer Größe von 4,5 × 4,5 cm sowie runde Etiketten mit einem Durchmesser von 4,7 cm für CDs und DVDs.
Der Vorteil der Transceiver-Technologie gegenüber anderen ID-Technologien wie Barcodes oder Magnetstreifen ist die drahtlose Verbindung zwischen Lesegerät und Transceiver: Die Lese-/Schreibeinheit benötigt keinen Sichtkontakt zum Transceiver und kann daher vollständig in das Produkt integriert werden. Dadurch ist der Transceiver für raue Umgebungen geeignet und der Transceiver ist unempfindlich gegenüber Feuchtigkeit, Schmutz und mechanischen Einflüssen. Daher hat das Transceiver-System eine sehr hohe Lesezuverlässigkeit, schnelle Datenerfassung und nicht zuletzt Arbeits- und Papiereinsparungen.